SOPS sind so ein essenzieller Bestandteil in der Skalierung. Ohne die läuft gar nichts!
Vor allem, wenn du neue Leute in dein Team holen möchtest oder generell Aufgaben abgeben möchtest, dann sind SOPS so unfassbar wichtig.
Was es genau mit SOPs auf sich hat, warum sie so wichtig sind und wie sie erstellt werden, erzähle ich euch heute – let´s go!
Was ist eine SOP?
Standard Operation Procedure (SOP) ist eine Anleitung, wie etwas funktioniert. In Form von Verschriftlichungen oder auch Videos, wo ein genauer Workflow mit jedem einzelnen Schritt, jedem Button und Klick dargestellt wird.
Das Ziel eines guten SOP ist es, dass theoretisch jeder, ohne Vorwissen, diesen Workflow nachmachen kann.
Das heißt, wir brauchen eine Anleitung, beispielsweise kann diese auch als Screensharing aufgenommen werden. Es kann auch mit Screenshots, mit Pfeilen und mit Texten gearbeitet werden.
Angefertigt sollten die SOPs in jedem Departement, über wie lade ich eine Podcast-Folge hoch, so erstelle ich ein Reel Cover oder so versende ich E-Mail Automationen.
Warum sollte jeder SOPs in sein Unternehmen einführen?
Zunächst geht es darum, dass wenn du neue Mitglieder in dein Team holst, du nicht bei jeder Frage nachfragen musst, sondern die Person direkt für alle Aufgaben Anleitungen an die Hand bekommt und die Aufgaben auch direkt richtig laufen – spart Arbeitszeit & Fehler ein.
Außerdem brauchst du SOPs, sobald du bestimmte Aufgaben abgeben bzw. outsourcen möchtest. Selbst wenn jemand bei dir im Team krank ist, können die Tasks von den anderen Teammitgliedern oder dir selbst durchgeführt werden.
Ein anderes Szenario, wo SOPs hilfreich sind, wenn die Stelle neu besetzt wird. Die Anlernung kannst du einfach an die SOPs übergeben.
Es geht allgemein darum, dass egal, ob jemand krank ist oder ein neues Teammitglied eingearbeitet wird, die Person genau weiß, was zu tun ist. Sie nicht monatelang eingelernt werden muss, sondern für jeden Task gut strukturierte Anleitungen vor sich liegen hat.
Wie geht man bei der Erstellung von SOPs vor?
Fange an jeden einzelnen Task aufzulisten, diese chronologisch abzuarbeiten und dabei zu jeder Task einen SOP zu erstellen. Sprich, verschriftliche den einzelnen Workflow.
Natürlich ist es auch wichtig, dass die SOPs nicht einfach als Nachricht geschickt werden, sondern dass diese übersichtlich strukturiert sind.
Wir haben beispielsweise einen Google Drive Ordner mit verschiedenen Departements, in dem wir all unsere SOPs sichern.
Da sich Workflows und Task auch mit der Zeit verändern können, ist es wichtig diese auch regelmäßig zu updaten. Spätestens alle 3 Monate würde ich dir also einen SOP-Check empfehlen, in dem geschaut wird, ob etwas angepasst werden sollte.
Jeder bei uns im Team ist für seine eigenen SOPs verantwortlich, jede Person selbst hält diese SOPs auch fest. Zudem haben wir einen teaminternen Online-Kurs, wo jeder Workflow sowohl als Video als auch als Verschriftlichung festgehalten wird.
Egal, ob du zeitnah skalieren möchtest oder nicht, ich würde dir definitiv empfehlen so früh wie möglich anzufangen, SOPs in dein Business zu integrieren, damit du von Beginn an dein Unternehmen smart und strukturiert aufbaust.
Du brauchst Hilfe beim Erstellen?
Dann lass uns miteinander sprechen! Buche dir einen kostenlosen und unverbindlichen Analyse-Call bei uns und wir schauen gemeinsam, wie wir dir und deinem Business helfen können.
