Persönliche Assistenz – ich war total überfordert und konnte erst nicht verstehen, warum ich als CEO eine persönliche Assistenz brauche und wollte dir heute einmal erzählen, wie mir eine extreme Last von den Schultern genommen wurde.

Was ist überhaupt eine persönliche Assistenz und wie kann ich mir das ganze Konzept vorstellen? Wie ist es dazu gekommen, dass ich mir damals eine persönliche Assistenz eingestellt habe und wie hängt das ganze mit Unternehmertum zusammen?

Für dieses Thema habe ich mir jemand ganz besonderen an die Seite geholt, meine ehemalige persönliche Assistentin Sarah. Stell dich doch zunächst einmal vor.

Sarah:
“Ich bin Sarah, 39 Jahre alt, habe 15 Jahre Einzelhanderfahrung und bin Mama von 3 Kindern. 2022 habe ich mich mit virtueller Assistenz auseinandergesetzt, habe auf deine Story geantwortet und nach einem Zoom-Call sind wir gemeinsam in die Reise gestartet!”

Was ist aus deiner Sicht eine persönliche Assistenz?

Sarah:
“Das Ziel ist dein Leben als Unternehmerin, Solopreneure oder CEO einer Firma leichter zu machen. Du gehst in der Expertise deines Business auf und verlierst dich nicht in Kleinigkeiten. Ich schaue wie ich dir helfen kann, damit es einfacher für dich wird und du deine Zeit auf langfristige Sicht besser einsetzten kannst.”

Ich finde es krass, was man für ein Bild im Kopf hat, Kaffee holen oder zur Reinigung rennen, wobei es wirklich darum geht den mental load von der Person, die man unterstützt zu erleichtern oder abzunehmen. 

Damals war ich total überfordert mit meinem Leben: Auswanderung, Umzug, Reisen und unsere ganze Wohnung auflösen. Es war zu viel für mich und da hat mein Freund zu mir gesagt, warum ich mir nicht einfach Unterstützung hole. Erst dachte ich so nein, das kann ich mir nicht erlauben, aber je mehr ich darüber nachdachte, so klarer wurde es. Und ich habe mich dann via Instagram auf die Suche nach einer persönlichen Assistenz begeben. 

Du hattest mir damals geschrieben “Hannah, pass auf, ich bin Mama, habe Kinder, verkaufe das ganze Zeug für dich und packe dir deine Kisten.” Und ich wusste sofort: That´s a match! Wem sollte ich mehr vertrauen als jemanden, der eine Familie mit Kindern managen kann und selbst schon umgezogen ist?

Erzähl doch gerne ein bisschen was über unsere Zusammenarbeit.

Sarah:
“Ich habe dir Reisen gebucht und sobald ich in eure Wohnung konnte, habe ich mir alles angeschaut und die Verkäufe koordiniert. Hannah antwortete mir immer super schnell und ich wusste beispielsweise beim Verkaufen der Möbel, welchen Preis du gerne hättest. Durch unsere klare und direkte Kommunikation lief unsere Zusammenarbeit reibungslos und ich wusste genau, was du gerade brauchst.”

Die Kommunikation lief auch anders im Vergleich zu anderen Teammitgliedern, wir haben immer über Whatsapp geschrieben und sobald mir was eingefallen ist, habe ich eine Nachricht geschickt. Es war wirklich ein sehr schneller und enger Austausch. Außerdem war es super wichtig, jemanden vor Ort zu haben. Auch im Vergleich zur virtuellen Assistenz, wobei eine VA auch allgemein eher Business bezogen arbeitet.

Allgemein ist es immer wichtig, klare Anweisungen an deine Mitarbeiter zu geben. Je klarer, desto besser kann dein Team diese auch ausführen. Und gerade bei einer persönlichen Assistenz ist das Vertrauen ganz wichtig, Sarah wusste über all meine Daten wie Kreditkartennummer oder auch Passdaten Bescheid.

Für den Job braucht man meiner Meinung nach ein Organisationstalent. 

Was ist deiner Meinung nach noch wichtig, um als persönliche Assistenz zu arbeiten und was sollte die CEO mitbringen, damit die PA auch einen guten Job machen kann?

Sarah:
“Als CEO ist eine klare und schnelle Kommunikation super wichtig. Gerade am Anfang der Zusammenarbeit muss man sich finden und dann ist es auch vollkommen normal nachzufragen, was die Person genau möchte, welche Kategorie von Hotel mag sie, wie wichtig sind bestimmte Geldausgaben. Es geht auch darum, einfach einen Schritt weiterzudenken.”

Gerade dieser Schritt weiterzudenken, nimmt mir enorm viel Arbeit ab. Als CEO bin ich es gewohnt neben Plan A noch zig andere Lösungen zu Problemen zu finden. Ich mache ständig Pläne, Backuppläne und wenn manche Situationen nicht so klappen wie geplant, ist es für mich extrem hilfreich, wenn ich einfach jemanden habe, der weiterdenkt.

Sarah:
“Wer sagt, das hört sich spannend an Termine zu koordinieren und eine Vorliebe zu Strukturen und ordentlichen arbeiten hat, könnte darüber nachdenken, als persönliche Assistent zu arbeiten. Wenn du eher der Zettel-Wirtschaftstyp bist, solltest du eher weniger die Struktur von fremden Menschen übernehmen.”

Gibt es für dich eine bestimmte Situation, bei der es sinnvoll ist sich eine PA zu holen?

Sarah:
“Abgesehen von der Wohnung, standest du irgendwann an dem Punkt, an dem du wahnsinnig viele Termine hattest und in einem Workflow warst, dass Dinge wie E-Mail fertig machen, Podcast hochladen im Kopf herumschwirren. 

Mit einer Assistentin an der Seite gehst du abends aus dem Meeting und der Kalender steht. 

Einfach, dass jemand alles im Background organisiert. Auch wenn du merkst, dass du beispielsweise im SPA bist und sich deine Gedanken nur um die Arbeit drehen und du nicht abschalten kannst, kannst du dir überlegen Unterstützung zu holen.”

Ich glaube, es gibt auch nicht diese eine finanzielle Grenze, bei der man so und so viel verdient, sondern auch darum, was du gerne selber machen möchtest. 

Irgendwann kommt aber auch die Frage dazu, ob es sinnvoll ist, etwas abzugeben. 

Ich bin beispielsweise von Natur aus schon sehr strukturiert, aber irgendwann macht es aus finanzieller Sicht keinen Sinn alles selber zu machen. In der Zeit könnte ich ganz anders arbeiten und meine Zeit effektiv nutzen. Ich könnte mehr Umsatz erwirtschaften und der Kostenpunkt einer persönlichen Assistenz würde sich mehr lohnen. 

Auch zeitlich gesehen hat ein Tag nur 24 Stunden, wenn du Essen und Schlafen abziehst, hast du eigentlich nur 8–10 Stunden, die du effektiv arbeiten kannst.

Wenn die Bude brennt und du fast gar keine Zeit mehr hast, die persönliche Assistenz einzuarbeiten, ist es fast schon zu spät. Also wenn du merkst, ich mache zu viel und schaffe das nicht mehr, dann solltest du anfangen über eine persönliche Assistenz nachzudenken.

Ich will eine persönliche Assistenz, wie gehe ich vor, um die richtige Person zu finden? Und was muss man von Anfang an für eine gute Zusammenarbeit beachten?

Sarah:
“Wir haben von Anfang an auch über die Kernzeiten gesprochen, ich bin von dann bis dann erreichbar und wenn nicht, antworte ich dir später.

Ich finde es auch super wichtig, dort Grenzen zu setzen. Unter der Woche bis 18 Uhr, falls die Bude brennt, auch am Wochenende.

Eine persönliche Assistentin ist durch den recht engen Kontakt auch einfach viel persönlicher an dir dran als beispielsweise eine Buchhalterin. Da kann man sich auch von Anfang an die Zeit nehmen um zu sehen, wie bauen wir das ganze gemeinsam auf, ohne in die Space Zone einzudringen. Wie weit darf ich gehen, welche Informationen darf man teilen.”

Sarah hat nie nachts für mich gearbeitet oder wenn sie meinte, dass sie mit ihren Kindern im Zoo ist, habe ich sie da auch nicht gestört, sondern einen mega Tag mit ihren Kindern gewünscht.

Du als Chef entscheidest, wie du den Alltag deiner Mitarbeiter gestaltest und wie du mit den Mitarbeitern umgehst.